يرتكز نظام الامتياز التجاري على التطوير المستمر، والتواصل الفعال بين مانح الامتياز و صاحب الامتياز. ويتمثل هذا التواصل في إعداد وتوقيع اتفاقية الامتياز، ووثيقة الإفصاح في بداية التعاقد بينهما، وأيضاً من خلال دليل التشغيل، أو ما يعرف بكتيب التشغيل.
حيث يعد دليل التشغيل أحد وثائق الامتياز التجاري القابلة للتعديل و التطوير، وذلك انعكاساً لتطور العلامة التجارية ومدى انتشارها في السوق، لذلك يجب إعداد دليل تشغيل متضمناً كافة المعلومات التي تتضمن التفاصيل الإجرائية والتشغيلية الخاصة بنموذج عمل الامتياز، والتي يجب على صاحب الامتياز اتباعها، لذلك سنوضح لكم دور دليل التشغيل و محتوياته.
ما هو دليل التشغيل في الامتياز التجاري؟
دليل التشغيل هو كُتيب إرشادي كامل يتضمن نموج العمل الذي يعمل به مانح الامتياز في وحدة الامتياز و يُعدّه مانح الامتياز، ويقوم بتقديم نسخة منه لصاحب الامتياز لكي يتمكن من تطبيق معايير التشغيل الخاصة بمانح الامتياز والعلامة التجارية.
ويتضمن دليل التشغيل كافة المعلومات المتعلقة بالتشغيل، والإجراءات والفنية والتسويقية، والموردين، والمنتجات والخدمات المعتمدة من قبل مانح الامتياز، وغيرها من المعلومات والبيانات المتعلقة بأعمال الامتياز المرخّص لها بالفعل.
ما هو دور دليل التشغيل في أعمال الامتياز؟
إن دليل التشغيل هو أداة لمانحي الامتياز، حيث يُوثّق بها مانحي الامتياز كافة المتطلبات الإجرائية، والتشغيلية، والنظامية لأعمال الامتياز، ويتم تزويد أصحاب الامتياز بها، والهدف من ذلك هو تدريب أصحاب الامتياز، وإقامة وتشغيل أعمال الامتياز وفق المعلومات التي يتضمنها دليل التشغيل.
ما هي محتويات دليل التشغيل؟
-
السرية و الإشعار القانوني
يجب أن يتضمن دليل التشغيل بيانًا يؤكد على سرية المعلومات التي يحتويها، وضرورة عدم مشاركتها أو الكشف عنها. كما يجب بيان دور دليل التشغيل في أعمال الامتياز، ومدى ارتباطه باتفاقية الامتياز.
-
الإفصاح عن العلامة التجارية و فريق مانح الامتياز
عادة ما يتضمن دليل التشغيل قصة العلامة التجارية وكيفية تأسيسها، وأصحاب الامتياز والمشغلين الذين يعملون تحت اسم العلامة التجارية، بالإضافة إلى بيان مميزات العلامة التجارية وسبب كونها علامة فريدة من نوعها. كما يجب بيان أعضاء الفريق الإداري لدى مانح الامتياز، بالإضافة إلى معلومات أصحاب الامتياز الفعليين، وذلك للحصول على الدعم والمساعدة من خلالهم.
-
الإجراءات التمهيدية ما قبل افتتاح وحدة الامتياز
يُعد هذا القسم من دليل التشغيل دليلاً إرشاديًا لصاحب الامتياز، ويهدف إلى توضيح الخطوات المتوقعة من مانح الامتياز ابتداءً من تاريخ توقيع اتفاقية الامتياز وحتى افتتاح الوحدة المرخص بها. ويشمل هذا القسم ما يلي:
تأمين موقع الامتياز
يقوم صاحب الامتياز، بالتنسيق مع مانح الامتياز، بتحديد الموقع المناسب للوحدة التجارية وفقًا للمعايير والمواصفات المعتمدة، على أن يوافق مانح الامتياز خطيًا على الموقع قبل المضي قدمًا في الإجراءات الأخرى.
أعمال البناء والتجهيز
يتعين على صاحب الامتياز الشروع في بناء وتجهيز الموقع بما يتوافق مع المخططات الفنية ومتطلبات التشغيل المعتمدة من مانح الامتياز، والتي تشمل التصميم الداخلي والخارجي، الهوية البصرية، والاشتراطات الفنية والتقنية والديكورات والدهانات والألوان.
المشتريات وإدارة المخزون
يجب على صاحب الامتياز الالتزام بشراء المواد والمعدات من الموردين المعتمدين من مانح الامتياز، والاحتفاظ بمستوى مخزون كافٍ يضمن التشغيل المستقر للوحدة التجارية وفقًا للسياسات المعتمدة.
-
التدريب الأولي
يلتزم مانح الامتياز بتقديم برنامج تدريبي أولي لصاحب الامتياز وفريق العمل لديه، يتضمن الجوانب التشغيلية، الإدارية، والجودة، بما يمكنهم من تشغيل الوحدة وفق المعايير التشغيلية المحددة.
-
الدعم الفني والإداري قبل التشغيل
يقدم مانح الامتياز الدعم اللازم لصاحب الامتياز خلال مرحلة ما قبل التشغيل، ويشمل ذلك:
- المساعدة الإدارية والتنظيمية.
- الإشراف الفني والتقني.
- تزويده بالخبرات اللازمة لضمان التزام الوحدة بمعايير العلامة التجارية.
-
الخطة التسويقية والترويجية للافتتاح
يتعاون مانح الامتياز مع صاحب الامتياز في إعداد وتنفيذ خطة تسويقية تهدف إلى الترويج لافتتاح الفرع الجديد وضمان تحقيق أهدافه البيعية خلال المراحل الأولى من التشغيل.
هل يمكن للمحامي صياغة دليل التشغيل؟
من الممكن أن يقوم المحامي المتخصص في الامتياز بإعداد و صياغة دليل التشغيل، وذلك حسب المتطلبات الواجب توافرها في الدليل التشغيلي، و يتمثل دور المحامي في الآتي:-
- صياغة بنود ومحتويات دليل التشغيل، وتضمين المعلومات الواجب توافرها في دليل التشغيل والتي يجب على صاحب الامتياز اتباعها.
- توضيح محتويات دليل التشغيل بصورة بسيطة يسهل عليهم فهمها.
- محاولة تقريب وجهات النظر وتحديد مسؤوليات كلاً من مانح الامتياز، و صاحب الامتياز بشأن عمليات التشغيل اليومية.
في الختام، يعد دليل التشغيل المرجع الأساسي لصاحب الامتياز في التشغيل، حيث يمكنه الرجوع إليه في أي وقت لضمان إدارة وتشغيل وحدة الامتياز وفقًا للمعايير المعتمدة من مانح الامتياز. و يتعين على صاحب الامتياز الالتزام الكامل بجميع التعليمات والتوجيهات الواردة في الدليل، لما لها من أثر مباشر في تحقيق الكفاءة التشغيلية، وضمان جودة الأداء، والمساهمة في تطوير أعمال الامتياز واستدامتها.
ويقدم محمد المزين للمحاماة خدمات متكاملة في مجال الامتياز التجاري، تشمل تقديم الاستشارات القانونية المتخصصة، وصياغة ومراجعة عقود الامتياز التجاري، وإعداد وثيقة الإفصاح، وإعداد أدلة التشغيل بما يتوافق مع الأنظمة واللوائح ذات العلاقة. ويعمل محمد المزين كوسيط امتياز تجاري معتمد، بما يُسهم في دعم العلامات التجارية ومانحين الامتياز الامتياز في بناء شراكات تجارية ناجحة ومستدامة.
